Нотариальный архив

УТВЕРЖДЕНО

Решением Правления

Некоммерческой организации

«Нотариальная палата

Республики Башкортостан»

(протокол № 13 от 29.03.2023 г.)

 

 

                      

 

ПОЛОЖЕНИЕ

О НОТАРИАЛЬНОМ АРХИВЕ

Нотариальной палаты Республики Башкортостан

Настоящее Положение устанавливает порядок создания и функционирования Нотариального архива как структурного подразделения Нотариальной палаты Республики Башкортостан (далее по тексту - Палата).

Нотариальный архив создается в целях организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов в соответствии с Федеральным законом от 14 июля 2022 года № 339-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов», утвержденных Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 14 декабря 2022 года № 395 (далее -Правила), законодательством Российской Федерации о нотариате и законодательством Российской Федерации об архивном деле.

 

1.      ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

 

1.1.   Нотариальный архив является структурным подразделением Палаты и регулирует вопросы организации хранения, учета и использования нотариальных документов. Нотариальный архив в составе Управления делами действует во взаимодействии со всеми отделами и структурными подразделениями.

1. 2. Нотариальный архив осуществляет хранение, комплектование, учет и использование нотариальных документов. В нотариальный архив принимаются нотариальные документы на бумажном носителе нотариусов, занимающихся частной практикой, созданные в результате их деятельности, нотариальные документы государственных нотариальных контор в случаях их упразднения или прекращения полномочий нотариуса государственной нотариальной конторы, находящиеся на временном хранении у нотариусов, занимающихся частной практикой (архивный фонд нотариальных документов), а также по решению нотариальной палаты иные номенклатурные дела, в том числе реестры регистрации нотариальных действий, книги и журналы (архивный фонд иных номенклатурных дел).

1.3. Нотариальный архив содержится за счет Палаты. Расходы по его содержанию учитываются отдельной статьей в Смете доходов и расходов Палаты, утверждаемой Общим собранием на каждый финансовый год, и не могут быть менее, чем один процент от суммы внесенных в Палату членских взносов.

1.4. Нотариальный архив Нотариальной палаты Республики Башкортостан расположен в г. Уфа Республики Башкортостан, размещается в архивном помещении, сохранность документов в котором обеспечивается комплексом мероприятий по созданию условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в удовлетворительном физическом состоянии.

1.5. Помещение Нотариального архива должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности. Архивные помещения должны содержаться в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли. В архивном помещении должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

 

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ НОТАРИАЛЬНОГО АРХИВА.

2.1. Основными задачами Нотариального архива являются:

•        Прием нотариальных документов

•        Хранение и учет нотариальных документов.

•        Обеспечение сохранности нотариальных документов, принятых на хранение.

•        Выдача из архива в установленном порядке нотариальных документов, архивных копий нотариальных документов, архивных справок, выписок.

2.2. Нотариальный архив в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:

2.2.1. Осуществляет прием и обособленное хранение оконченных производством нотариальных документов на бумажном носителе номенклатурных дел:

•        нотариусов, занимающихся частной практикой, созданных в результате их деятельности;

•        нотариальных документов государственных нотариальных контор в случаях их упразднения или прекращения полномочий нотариуса государственной нотариальной конторы, находящихся на временном хранении у нотариусов, занимающихся частной практикой (архивный фонд нотариальных документов);

•        по решению нотариальной палаты иных номенклатурных дел, в том числе реестров регистрации нотариальных действий, книг и журналов (архивный фонд иных номенклатурных дел).

2.2.2. Осуществляет прием оконченных производством номенклатурных дел, от нотариусов - членов Палаты в соответствии с утвержденным Президентом Палаты графиком приема документов от нотариусов по истечении десяти лет начиная с 1 января года, следующего за последним годом временного хранения нотариальных документов нотариусом, занимающимся частной практикой.

2.2.3. Проводит проверку наличия и состояния документов, учет и розыск необнаруженных документов, оценку физического состояния документов, учет документов, имеющих дефекты носителя и текста.

2.2.4. Обеспечивает создание и соблюдение нормативных режимов хранения документов:

- контролирует и поддерживает противопожарный режим хранения документов;

- обеспечивает нормативный порядок доступа в архив, опечатывания и распечатывания его помещений;

- контролирует и поддерживает оптимальный температурно-влажностный и световой режимы хранения документов;

- обеспечивает соблюдение санитарно-гигиенического режима, проводит санитарные дни.

2.2.5. Осуществляет надлежащую эксплуатацию помещений и оборудования архива.

2.2.6. При необходимости осуществляет реставрацию и переплет архивных документов; проводит шифровку и перешифровку единиц хранения, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек и другие работы.

2.2.7. Осуществляет сканирование и направление на хранение в ЕИС нотариальных документов в соответствии с Порядком хранения нотариальных документов в электронной форме, электронных образов нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, содержащихся в ЕИС, включая технические требования к форматам таких документов, использования усиленной квалифицированной электронной подписи при их хранении и доступа к таким документам.

2.2.8. В установленном порядке выдает лицам, указанным в статьях 5 и 52 Основ номенклатурные дела, нотариальные документы, архивные копии нотариальных документов, архивные справки, сведения о наличии (отсутствии) в нотариальном архиве запрашиваемой информации (документов).

2.2.9. Контролирует соблюдение правил обеспечения сохранности выданных документов, их своевременное возвращение в архивохранилище; проверяет в установленном порядке состояние возвращаемых документов.

2.2.10. В соответствии с установленными сроками производит путем полистного просмотра отбор документов для выделения к уничтожению дел, готовит к утилизации документы, выделенные для уничтожения.

2.2.11. Анализирует состояние работы по обеспечению сохранности документов, разрабатывает и вносит предложения по ее совершенствованию.

2.2.12. В установленном порядке осуществляет подготовку к защите и защиту документов в особый период, в случаях чрезвычайных ситуаций.

2.2.13. Оформляет результаты проведения проверки наличия и комплектности передаваемых на хранение нотариальных документов, составляет соответствующие акты.

2.2.14. Принимает участие в оказании платных услуг, обеспечивает своевременность и полноту внесения заинтересованными лицами платы за выдачу копии нотариального документа, архивной справки из нотариального архива. Размер платы ежегодно устанавливается нотариальной палатой.

2.2.15. Готовит предложения к проектам перспективных и текущих планов работы отдела, осуществляет учет работы, составляет отчеты о выполнении планов.

2.2.16. Участвует в подготовке проектов нормативных документов и методических разработок по вопросам обеспечения сохранности и учета находящихся на хранении нотариальных документов, внедряет их в практику работы Нотариального архива, совместно с правовым отделом Палаты.

2.2.17. Проводит анализ эффективности трудозатрат выполняемой работниками Нотариального архива работы, готовит предложения по совершенствованию организации труда в Нотариальном архиве.

2.2.18. Готовит предложения по проведению совещания, семинаров с нотариусами по вопросам, связанным с деятельностью Нотариального архива.

2.2.19. Обеспечивает контроль за выполнением приказов, решений, указаний Федеральной нотариальной палаты, Общего собрания, Правления, Президента Палаты, Управляющего делами.

2.2.20. Вносит на рассмотрение Управляющему делами и/или Президенту Палаты вопросы по профильным направлениям архива.

2.3. Нотариальный архив организует выполнение возложенных на него задач и функций как непосредственно, так и во взаимодействии с другими специалистами Палаты.

 

3. СТРУКТУРА И ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ НОТАРИАЛЬНОГО АРХИВА.

 

3.1. Нотариальный архив осуществляет свою деятельность на основе планов работы, утверждаемых органами управления Палаты.

3.2. Весь комплекс работ по обслуживанию Нотариального архива, хранению, систематизации и использованию архивных документов осуществляют работники Нотариального архива - архивариусы, требования к квалификации, а также права и обязанности которых определяются должностной инструкцией, трудовым договором, иными локальными актами Палаты.

3.3. Штатная численность работников нотариального архива определяется штатным расписанием Палаты в соответствии с объемом хранимых документов, задачами и объемом выполняемых работ, с учетом фонда оплаты труда, установленного для сотрудников нотариального архива.

3.4. Нотариальный архив возглавляет начальник нотариального архива. Начальник нотариального архива организует работу отдела и несет ответственность за выполнение задач и функций, возложенных на нотариальный архив.

3.5. Начальник нотариального архива является лицом, уполномоченным на подписание архивных справок на бумажном носителе, а также архивных справок, подготовленных в форме электронного документа в формате pdf, с использованием квалифицированной электронной подписи. На период отсутствия начальника нотариального архива Президент Палаты или Управляющий делами назначает другого работника уполномоченным лицом для подписания архивных справок.

3.6. Работники нотариального архива при выполнении должностных обязанностей несут персональную ответственность за сохранность документов, принятых на хранение, утрату и несанкционированное уничтожение документов, нарушение установленного   порядка выдачи и оформления дел и документов, подготовку копий из документов, находящихся на хранении в архиве.

 

4. ПРАВИЛА КОМПЛЕКТОВАНИЯ И УЧЕТА НОТАРИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ В НОТАРИАЛЬНОМ АРХИВЕ

 

4.1. Нотариальный архив принимает нотариальные документы в составе номенклатурных дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения, образовавшиеся в процессе деятельности нотариуса, занимающегося частной практикой, или нотариуса государственной нотариальной конторы.

4.2. По решению Палаты, принятому в соответствии с Уставом, по согласованию с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, нотариальный архив принимает на хранение номенклатурные дела, образовавшиеся в процессе деятельности нотариуса, занимающегося частной практикой, или нотариуса государственной нотариальной конторы, находящиеся на хранении в государственных архивах субъекта Российской Федерации, муниципальных архивах.

4.3. Нотариальный архив принимает номенклатурные дела нотариусов, занимающихся частной практикой, сложивших полномочия, а также номенклатурные дела государственных нотариальных контор, находившиеся на временном хранении у нотариуса, занимающегося частной практикой.

4.4. Номенклатурные дела нотариуса, занимавшегося частной практикой, который был освобожден от полномочий по решению суда либо полномочия которого были прекращены в связи с его смертью, передаются комиссией, созданной в соответствии с Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными приказом Минюста России от 14.12.2022 N 394, (далее – Правила нотариального делопроизводства) в нотариальный архив Палаты, за исключением номенклатурных дел, не оконченных производством, в том числе наследственных и депозитных дел.

4.5. Нотариальный архив осуществляет в соответствии с частью 7 статьи 16 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1) (далее - Основы) прием оконченных производством номенклатурных дел в соответствии с утвержденным Президентом Палаты графиком приема документов от нотариусов по истечении десяти лет начиная с 1 января года, следующего за последним годом временного хранения нотариальных документов нотариусом, занимающимся частной практикой.

4.6. Номенклатурные дела принимаются нотариальным архивом с индексами, предусмотренными номенклатурой дел нотариуса в соответствии с Правилами нотариального делопроизводства.

4.7. Номенклатурные дела, оформленные в соответствии с Правилами нотариального делопроизводства, передаются в нотариальный архив на бумажных носителях.

4.8. Номенклатурные дела нотариусов, сложивших полномочия, и государственных нотариальных контор, находившиеся на временном хранении у нотариуса, занимающегося частной практикой, принимаются нотариальным архивом в том виде, в котором их принял нотариус, осуществлявший временное хранение.

В этом случае работники нотариального архива самостоятельно производят сканирование нотариальных документов, переформирование номенклатурных дел в порядке, предусмотренном главой IX Правил нотариального делопроизводства с учетом особенностей, предусмотренных главой XII этих же Правил, и регистрацию наследственных дел в реестре наследственных дел ЕИС в соответствии с Порядком хранения нотариальных документов в электронной форме, электронных образов нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, содержащихся в ЕИС, включая технические требования к форматам таких документов, использования усиленной квалифицированной электронной подписи при их хранении и доступа к таким документам, утвержденный приказом Минюста России от 14.12.2022 N 397 (зарегистрирован Минюстом России 15.12.2022, регистрационный N 71554). (далее - Порядок хранения нотариальных документов в электронной форме).

4.9. При приеме на хранение номенклатурных дел нотариуса работник нотариального архива в присутствии нотариуса проверяет соответствие акту приема-передачи номенклатурных дел нотариуса в ЕИС за определенный год и принимаемых от нотариуса номенклатурных дел на бумажном носителе. Акт приема-передачи номенклатурных дел, сформированный в ЕИС, подписывается квалифицированными электронными подписями нотариуса и начальника нотариального архива.

4.10. При приеме на хранение номенклатурных дел нотариусов, сложивших полномочия, и государственных нотариальных контор, находившихся на временном хранении у нотариуса, занимающегося частной практикой, работник нотариального архива в присутствии нотариуса или комиссии в случаях, установленных пунктом 10.12 Правил нотариального делопроизводства, проверяет соответствие акту приема-передачи указанных дел нотариусу принимаемых от нотариуса или комиссии номенклатурных дел на бумажном носителе. В акте приема-передачи работником нотариального архива делаются отметки о состоянии дел: удовлетворительное или неудовлетворительное (ветхое), а также отражаются факты отсутствия дел.

4.11. Сведения о приеме номенклатурных дел нотариуса в нотариальный архив вносятся в картотеку нотариального архива, ведущуюся Палатой на бумажном носителе и/или в электронной форме, на основании сведений акта приема-передачи дел, сформированного и подписанного в соответствии с пунктом 4.9 настоящего Положения.

 

5.      СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ, ПРИНЯТЫХ НА ХРАНЕНИЕ.

 

5.1. После приема документов работники архива производят учет и систематизацию всех поступивших на хранение нотариальных документов.

5.1.1. Работник нотариального архива включает их в картотеку нотариального архива, содержащую сведения о составе единиц хранения, их систематизации и учете.

Учетная карточка архивного хранения номенклатурных дел на бумажном носителе включает следующие сведения:

•        фамилию, имя, отчество (при наличии) нотариуса, передавшего дела на хранение;

•      фамилию, имя, отчество (при наличии) нотариуса, в деятельности которого были созданы нотариальные документы (в случае хранения документов нотариуса, чьи полномочия прекращены, иным нотариусом и передачи им нотариальных документов в нотариальный архив);

•        наименование и номер (при наличии) государственной нотариальной конторы (в случае ее упразднения) или фамилию, имя, отчество (при наличии) государственного нотариуса, чьи полномочия были прекращены (в случае хранения документов государственной нотариальной конторы иным нотариусом и передачи им нотариальных документов в нотариальный архив);

•        год, за который приняты номенклатурные дела;

•        индексы дел, переданных на хранение, количество томов (единиц хранения);

•        номер стеллажа, полки и контейнера, в которых хранятся номенклатурные дела нотариуса за каждый год;

•        учетный номер нотариального архива.

В карточке архивного хранения номенклатурных дел отражаются сведения об использовании нотариальных документов, включая их выемку по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными, гражданскими или административными делами.

Палата вправе принять решение о включении иных сведений в учетную карточку архивного хранения номенклатурных дел.

5.1.2.В целях учета единиц хранения составляется опись. В начале описи дел, документов указывается: полное название хранилища, номер и название описи. В описи имеется итоговая запись. Единицам хранения присваиваются учетные номера, являющиеся составной частью шифров.

5.1.3. Описи ведутся в бумажном и в электронном виде.

5.1.4. В случае противоречия информации, содержащейся в бумажной и в электронной описи, приоритет имеет информация, содержащаяся в описи, ведущейся в бумажном виде.

5.2.   Все единицы хранения распределяются по папкам, коробкам и коробам, которые снабжаются ярлыком, на котором указываются: наименование, номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся в коробке, надписи на ярлыках исполняются с помощью средств оргтехники. Допускается использование штампов и других аналогичных средств.

5.2.1. Под единицей хранения понимается:

-        журнал, книга, прошитые и пронумерованные в установленном порядке;

-       документы, связанные между собой и заключенные в обособленную обложку, папку (например, наследственное дело);

-    комплект документов, находящихся на хранении, связанных между собой хронологически и тематически и заключенных в обособленную обложку, папку (например, том дела договоров отчуждения недвижимости, том дела завещаний за определенный период). К указанной единице хранения относятся также свидетельства о праве на наследство с приложенными к нему документами после уничтожения документов по истечении 10-летнего срока хранения за определенный период, а также физически обособленный документ, находящийся на хранении, - при отсутствии аналогичных документов за соответствующий период, который также заключается в обособленную обложку, папку.

5.3.   Оформленные папки, коробки и короба размещаются на полках помещения Отдела. Все стеллажи и полки нумеруются. Стеллажи нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо. Все стеллажи (полки) снабжаются топографическими указателями.

5.4.  Составляется план (схема), которая предусматривает распределение документов по архиву. Изменения в размещении документов, находящихся в архиве, своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения документов. Учетные документы предназначены для служебного пользования. Хранение учетных документов осуществляется работниками нотариального архива.

5.5.   Начальник нотариального архива организует усовершенствование и переработку Описей дел.

Усовершенствование Описи дел - комплекс работ по повышению информативности описи: уточнению заголовков единиц хранения (без изменения их систематизации).

Переработка Описи дел - составление новой описи взамен старой, не отвечающей требованиям поиска и учета документов, находящихся на хранении. Переработка описи включает: изучение единиц хранения с проведением экспертизы их ценности; уточнение или составление заголовков-единиц хранения; определение или уточнение их крайних дат, пересистематизацию единиц хранения по новой схеме систематизации. При переработке описи составляется переводная таблица старых и новых шифров единиц хранения. Уничтожение старых Описей дел после их переработки запрещается. Старые Описи дел учитываются по новым Описям дел на правах отдельных единиц хранения и помещаются в конце новой Описи дел за последним номером под своим заголовком и с отметкой "Опись пересоставлена. См. оп. №...".

5.6.   Не реже одного раза в год начальником нотариального архива совместно с членами Экспертной комиссии проводится проверка наличия и состояния документов, находящихся на хранении, по результатам которой составляется справка. При проверке наличия единиц хранения, документы которых учтены по описям, проводится сверка наличия документов с описью, а также сверка наличия листов в единицах хранения. Документы, выданные нотариусам для работы, проверяются по книгам учета.

5.7.   Общие требования к учетным документам:

5.7.1. В Описи дел единицы хранения учитываются в соответствии с их систематизацией за порядковыми учетными номерами.

5.7.2. В конце Описи дел во всех ее экземплярах делается итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на хранении единиц хранения/единиц учета, первый и последний номера единиц хранения/единиц учета по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, выбывшие единицы и основание их выбытия.

5.7.3. После каждого поступления или выбытия документов (за исключением временного выбытия наследственного дела для оформления наследственных прав) составляется новая итоговая запись к Описи дел, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

5.7.4. Опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в нотариальном архиве, второй - хранится в Палате.

5.8.   Учет поступления и выбытия документов, находящихся на временном хранении.

5.8.1. Учет поступления на хранение документов осуществляется на основании акта приема-передачи документов на хранение.

5.8.2. Учет выбытия документов осуществляется на основании:

-        акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

-        акта приема-передачи документов на хранение;

-        акта о выдаче документа;

-        листа использования дел, возвращенных без документа (документов).

5.9.   Основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы размещаются в кабинете начальника нотариального архива.

 

6. ПРАВИЛА ВЫДАЧИ НОТАРИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ИЗ НОТАРИАЛЬНОГО

АРХИВА, АРХИВНЫХ СПРАВОК, НОМЕНКЛАТУРНЫХ ДЕЛ.

 

6.1.   Лицам, указанным в статьях 5 и 52 Основ, нотариальным архивом выдаются (представляются):

- сведения о наличии (отсутствии) в нотариальном архиве запрашиваемой информации (документов);

- архивная справка, содержащая запрашиваемую информацию, с указанием архивных документов, на основании которых она составлена. В архивной справке допускается цитирование документов;

- архивная копия нотариального документа.

6.2. Срок исполнения запросов органов государственной власти и органов местного самоуправления и нотариусов составляет не более 5 рабочих дней со дня получения запроса.

Срок исполнения запроса на поиск документа и подготовку его копии составляет не более 5 рабочих дней со дня получения оплаты за услуги нотариального архива.

Срок выдачи архивной справки, предоставления иной информации из архива составляет не более 5 рабочих дней со дня получения оплаты за услуги нотариального архива.

В отдельных случаях при затрудненном поиске в отсутствие точных данных срок исполнения может быть определен нотариальной палатой, но не более 30 календарных дней.

6.3.   Сведения о наличии (отсутствии) в нотариальном архиве запрашиваемой информации (документов), архивная справка, архивная копия нотариального документа выдаются заявителям (лицам, обращавшимся за совершением этого нотариального действия самостоятельно или через представителя), если иное не предусмотрено Основами, в соответствии с письменным запросом на основании письменного распоряжения начальника нотариального архива в виде резолюции.

Оригиналы архивных нотариальных документов выдаются по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными, гражданскими или административными делами в соответствии с частью четвертой статьи 5 Основ на основании письменного распоряжения начальника нотариального архива.

6.4.   Факт выдачи сведений о наличии (отсутствии) в нотариальном архиве запрашиваемой информации (документов) в письменном виде, архивной справки, архивной копии нотариального документа из нотариального архива регистрируется в электронном журнале обращений в нотариальный архив в соответствии с установленным в нотариальной палате порядком делопроизводства.

6.5.   При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная карта-заместитель. При возвращении документа карта-заместитель изымается и хранится в нотариальном архиве до минования надобности.

6.6.   При наличии информационной архивной системы учет выдачи документов из нотариального архива ведется в электронном виде.

6.7. Не выдаются из нотариального архива документы:

- находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии;

- не прошедшие технического оформления и описания;

- в случае если у заявителя отсутствуют документы, подтверждающие его полномочия выступать от имени третьих лиц, в отношении которых сделан запрос.

6.8. Перед выдачей и при возвращении документов в нотариальный архив проверяются нумерация листов и состояние каждого выданного документа.

6.9. Состояние документов, возвращаемых в нотариальный архив, проверяется в присутствии лица, возвращающего их. При обнаружении недостачи документов или отдельных листов в них, а также повреждений документов работник нотариального архива сообщает об этом руководству и отражает данный факт в карте-заместителе.

6.10. Архивная справка оформляется на бланке Палаты с обозначением названия "Архивная справка", подписывается начальником нотариального архива и заверяется печатью Палаты для архивных документов. Архивная справка, подготовленная в форме электронного документа в формате pdf, подписывается квалифицированной электронной подписью указанного лица.

6.10.1.В тексте архивной справки данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточности в названии, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("так в документе", "так в тексте оригинала"). В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором (создателем документа), не поддающиеся прочтению места текста документа ("так в тексте оригинала", "в тексте неразборчиво"). В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии.

6.10.2. В архивной справке должно быть указано, в каком номенклатурном деле хранится документ, являющийся основанием для ее составления, или какое номенклатурное дело является основанием для ее составления.

6.10.3. В архивной справке, объем которой превышает один лист, все листы должны быть прошиты, пронумерованы и заверены печатью нотариальной палаты для архивных документов.

6.11. Архивная копия, воспроизводящая архивный документ, изготовляется на бумажном носителе либо в электронной форме. Архивная копия на бумажном носителе заверяется начальником нотариального архива и печатью нотариальной палаты для архивных документов, а изготовленная в электронной форме архивная копия подписывается квалифицированной электронной подписью указанного лица.

6.12. Ответы на запросы в форме документа на бумажном носителе направляются (представляются) начальником нотариального архива способом, указанным заявителем в запросе.

6.13. Архивная справка в электронной форме и архивная копия в электронной форме, направляются (предоставляются) заявителю по указанному им адресу электронной почты либо в его личный кабинет в ЕИС.

6.14. В случае необходимости возобновления производства по находящемуся в нотариальном архиве наследственному делу, заявление подается лично лицом, желающим получить свидетельство о праве на наследство (свидетельство о праве собственности на долю в общем имуществе супругов), или через нотариуса, которым будет возобновлено наследственное дело. Наследственное дело выдается нотариусу, сдавшему наследственное дело на хранение в нотариальный архив. В случае прекращения нотариальной деятельности таким нотариусом наследственное дело выдается нотариусу, определенному решением нотариальной палаты.

6.14.1. Выдача наследственного дела и его возврат в нотариальный архив осуществляются с соблюдением абзаца второго пункта 6.14.2. настоящего Положения. При этом в карте-заместителе отражается количество листов возвращенного наследственного дела в случае выдачи дополнительных свидетельств о праве на наследство (о праве собственности пережившего супруга).

6.14.2. Иные номенклатурные дела выдаются по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными, гражданскими или административными делами в соответствии с частью четвертой статьи 5 Основ на основании письменного распоряжения начальника нотариального архива.

При выдаче или изъятии номенклатурных дел составляется заверенная карта-заместитель номенклатурного дела (единицы хранения). При возвращении дела карта-заместитель изымается и хранится в нотариальном архиве до минования надобности.

6.15. Получение информации и использование документов, находящихся на хранении в нотариальном архиве, для нотариусов бесплатно.

Выдача ответов, информации, справок и т. д. на запросы, предусмотренные ст. 6 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, осуществляется бесплатно.

В остальных случаях предоставление информации, а также выдача информации, справок по заявлениям граждан и юридических лиц производится на платной основе. Тарифы, подлежащие взысканию за предоставление информации, а также выдачу информации, справок по заявлениям граждан и юридических лиц, устанавливаются в соответствии со статьей 25 Основ.

Оплата услуг производится в кассу Палаты либо перечислением денежных средств на расчетный счет Палаты.

 

7. УНИЧТОЖЕНИЕ НОТАРИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ИНЫХ НОМЕНКЛАТУРНЫХ ДЕЛ ПО ИСТЕЧЕНИИ СРОКА ХРАНЕНИЯ

 

7.1. По истечении срока хранения нотариальных документов, установленных Типовой номенклатурой дел нотариуса, утвержденной приказом Минюста России от 14.12.2022 N 393 (зарегистрирован Минюстом России 15.12.2022, регистрационный N 71551) определяющей состав и сроки хранения нотариальных документов, а также сроков хранения иных номенклатурных дел, переданных на хранение в нотариальный архив, установленных Правилами нотариального делопроизводства, указанные нотариальные документы и иные номенклатурные дела подлежат отбору к уничтожению.

7.2. Определение сроков отбора документов для уничтожения по номенклатурным делам, производство по которым окончено до принятия Типовой номенклатуры дел нотариуса, производится в соответствии с пунктом 9.16 Правил нотариального делопроизводства.

7.3. Отбор документов для выделения к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, проводится ежегодно путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. Отбор документов к уничтожению производится экспертной комиссией, состав и Положение которой утверждается Правлением Палаты.

7.4. По истечении срока временного хранения архивные дела уничтожаются по акту о выделении к уничтожению документов.

7.5. Акт о выделении к уничтожению документов составляется работником нотариального архива и утверждается начальником нотариального архива.

7.6. В картотеке нотариального архива делается отметка о дате и способе уничтожения нотариальных документов.

 

8. ТРЕБОВАНИЯ К ПРАВИЛАМ ХРАНЕНИЯ НОТАРИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ.

 

8.1. Хранение архивных документов в Нотариальном архиве обеспечивается реализацией Палатой комплекса мероприятий, направленных на поддержание архивных документов в оптимальном физическом состоянии, минимизацию рисков их порчи и (или) утраты.

К таким мероприятиям относятся:

•        предоставление изолированных помещений для размещения архивных документов и проведения работ, связанных с архивным хранением, оснащенных средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией, оборудованием для хранения документов;

•        соблюдение противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенических режимов;

•        выполнение требований к размещению документов в помещении нотариального архива - специально оборудованном хранилище (помещении) для хранения архивных документов;

•        проведение проверки наличия и состояния сохранности архивных документов;

•        соблюдение нормативного порядка доступа в архив, порядка опечатывания и распечатывания его помещений.

8.2.   Контроль за соблюдением нормативных режимов хранения документов осуществляется начальником нотариального архива.

 

9. ПРАВИЛА ПЕРЕДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПРИ СМЕНЕ ЛИЦА, ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ВЕДЕНИЕ АРХИВА.

 

9.1. При смене начальника нотариального архива прием-передача архивных документов, архивных учетных документов и справочно-поисковых систем (далее - прием-передача дел) осуществляется комиссией, назначаемой Приказом Президента Палаты.

9.2. Прием-передача дел оформляется актом. При приеме-передаче дел проводятся:

•        сплошная или выборочная проверка наличия и состояния нотариальных документов, архивных учетных документов и справочно-поисковых средств;

•        инвентаризация используемого в нотариальном архиве оборудования.

9.3. Прием-передача дел оформляется актом.

 

10. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

 

Настоящее положение вступает в силу 01 апреля 2023 года