Российское законодательство разрешает нотариусам заверять электронные документы. Это значит, что человек может оформить доверенность, согласие или другой документ не на бумаге, а в электронном виде.
Отличительной особенностью удостоверения электронного документа является его подписание заявителем в присутствии нотариуса не «привычной» подписью, а простой электронной подписью. Простая электронная подпись заявителя формируется нотариусом с помощью планшета для рукописного ввода текста и установленного на рабочем месте нотариуса программного обеспечения. Удостоверение документа в электронной форме заканчивается его подписанием усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса. В результате получается два файла: подписанный заявителем электронный документ и усиленная квалифицированная электронная подпись нотариуса к нему. Указанные два файла являются «одним целым» и по отдельности юридической силы иметь не будут.
Полученные файлы нотариус выдаёт заявителю одним из следующих способов: на электронную почту заявителя, в личный кабинет на сайте Федеральной нотариальной палаты, на флэш-карту или иной съемный носитель.
Преимущество электронных документов заключается, прежде всего, в скорости их передачи и удобстве хранения. Как правило, к нотариальному заверению электронных документов обращаются в следующих случаях:
· Необходимо быстро передать документ в другой город. Можно нотариально удостоверить электронный документ и отправить его по электронной почте адресату.
· Заявителю не нужен документ на бумажном носителе. В последнее время такие случаи встречаются довольно часто и вызваны они распространением электронной регистрации сделок в банках, а также введением электронного документооборота в государственных и иных органах и организациях.
· Необходимо защитить документ от рисков, связанных с хранением и использованием документа на бумаге. Электронный документ, который находится в «облачном» хранилище, сложнее испортить или потерять.
· Нужно получить свидетельство о праве на наследство без личной явки. Создание нотариусом электронного свидетельства о праве на наследство дает возможность наследнику, находящемуся в другом городе, получить указанное свидетельство по электронной почте в день его выдачи нотариусом, без необходимости ожидания и оплаты почтовых расходов.
Есть плюсы и для нотариусов: совершение нотариальных действий в электронной форме позволяет сократить использование нотариусами бланков единого образца.
В нынешние времена электронные документы разрешено использовать во всех инстанциях так же, как и бумажный вариант. Проверить действительность сертификата электронной подписи, с помощью которого подписали документ, можно в специальных программах, в том числе в бесплатных.